Feedback geven is een containerbegrip geworden. Het wordt vaak verward met je mening geven, iemand corrigeren, iets gedaan krijgen, iemand een standje geven. Al deze vormen van communicatie hebben hun eigen functie en kunnen in bepaalde omstandigheden nuttig zijn voor de samenwerking en het behalen van organisatiedoelstellingen. Ergens niet omheen draaien en de confrontatie aangaan kan voor beiden de lucht klaren. Maar dit wordt niet bedoeld met feedback geven.
Wat is feedback geven exact?
Feedback geven is met iemand delen wat je waarneemt, gekoppeld aan het effect dat het op je heeft. De term feedback komt uit de industriële revolutie waarin men de input, het proces en de output van een machine onderscheidde. De terugkoppeling van informatie uit de output naar de input, ten bate van het gewenste resultaat, werd feedback genoemd. Met feedback werd het gehele proces van de fabriek geoptimaliseerd.
In de communicatie tussen mensen werkt het net zo. Ervan uitgaande dat je een bewust doel voor ogen hebt als je communiceert geeft feedback informatie over de effectiviteit van jouw communicatie.
Waarom geven mensen geen feedback?
Mensen zijn nu eenmaal geen machines. We vatten dingen persoonlijk op. Daarbij vergeten we dat feedback gaat over wat we doen en niet over wie we zijn. Er zijn vele redenen waarom mensen geen feedback geven (of vragen) aan elkaar.
- Ze zijn bang dat de feedbackontvanger ze niet aardig meer vindt,
- Ze denken dat de ontvanger de feedback niet aan kan,
- Ze hebben de ervaring dat de situatie niet verandert met feedback geven,
- Ze denken dat feedback geven iets slechts is en dat je de ander vrij moet laten,
- Ze denken of hebben de ervaring dat ze met feedback vijanden maken.
Toch is feedback nodig om het proces, de samenwerking, te verbeteren.
Feedbackregels
Een basisregel bij interpersoonlijke communicatie en feedback geven in het bijzonder is:
- Zeg wat je te zeggen hebt en
- vraag wat je te vragen hebt.
Trainer/coach Jerko Bozikovic legt feedback uit aan de hand van het Johari model.
Een manier van feedback geven
Het is een uitnodiging tot een goed gesprek over een efficiënte samenwerking.
- Geef feedback vanuit jouw waarnemerspositie. Begin je feedback met ‘ik’. Ik zie, ik hoor, enz. Beginnen met ‘jij’ (of ‘jij bent’) geeft een verdedigende of aanvallende reactie bij de ander. Hij/zij wordt dan aangevallen op identiteitsniveau. De feedback is het sterkst als het gaat over wat de feedbackgever zelf heeft waargenomen en ervaren. Dat anderen iets gezien hebben of ergens last van hebben geeft gemakkelijk discussie. Daarom werken functioneringsgesprekken niet waarbij de leidinggevende de medewerkers zelf niet ziet werken.
- Je kunt feedback het beste zo snel mogelijk na je waarneming geven. Dan ligt het gedrag bij jou en de ander nog vers in het geheugen. Uitzondering op deze regel is wanneer er op dat moment sterke emoties bij jou of de ander spelen. Wacht dan een paar uur of een dag. Let op dat je niet impulsief feedback geeft; vraag jezelf eerst af wat je met de feedback wilt bereiken. Creëer een één op één setting. Wacht niet met feedback tot een groepsoverleg, doe het ervoor. Daarnaast is het nooit te laat om feedback te geven. Soms zeggen mensen: “Het moment is voorbij om feedback te geven.” Dat geldt alleen als de betreffende situatie de samenwerking niet meer in de weg staat. Als het de samenwerking belemmerd is het toch goed om een goed gesprek aan te gaan.
GEDRAG. Wees exact in de beschrijving van je waarneming. Het gaat om feitelijk waargenomen gedrag, niet om jouw interpretatie daarvan. Zeg: “Ik zie dat jouw deel van het werk niet af is en nu kom ik in tijdsnood” i.p.v. “Ik zie dat je weer laks bent met jouw deel van het werk….” Oefen je zelf in het vermijden van interpretaties van het gedrag als je feedback geeft: “Ik zie je naar buiten kijken” i.p.v. “Je luistert niet naar me.”
EFFECT. Het effect kan jouw gevoel zijn, een emotie of een gevolg voor het werkproces. Het benoemen van het effect (de output) geeft feedback de lading die het nodig heeft om serieus behandeld te worden.
Positieve en negatieve feedback bestaan niet
Wat we kunnen leren van een machine is dat een machine geen oordeel heeft over de in- en output. De feedback is puur bedoeld om de output te verbeteren. In communicatie geef je feedback om de samenwerking te verbeteren. Bepaal vooraf hoe jij en de ander er beide beter van worden. Net als een machine helpt het om dat zonder (voor)oordeel te doen. De termen positieve en negatieve feedback anticiperen op de eventuele interpretatie van de feedback. Feedback geven kan weldegelijk confronterend zijn voor de ontvanger. Zelfs een goed onderbouwd compliment is voor sommigen lastig aan te nemen.