Het gaat over timemanagement. Een ogenschijnlijk wat saaie bedoening, maar erg belangrijk wanneer je de leiding wilt nemen over je werk en leven. Covey beschrijft vier kwadranten waarin we onze taken en werkzaamheden kunnen onderverdelen.
Urgent en belangrijk
Niet urgent en wel belangrijk
Wel urgent en niet belangrijk
Niet urgent en niet belangrijk
Een activiteit wordt bepaald door twee factoren: hoe belangrijk zij is en hoe urgent (Dringend).
Het leidt geen twijfel dat zaken binnen kwadrant 1 onmiddellijk behandeld moeten worden en dat je die niet zomaar uitstelt. Maar veel mensen maken de vergissing door kwadrant 3 zaken (dringend en niet belangrijk) in het eerste kwadrant te plaatsen. Hierdoor zijn ze onnodig veel tijd kwijt met zaken die niet belangrijk zijn.
Kwadrant 2 is voor persoonlijk leiderschap de meest interessante. Het gaat hier om dingen die wel belangrijk, maar niet dringend zijn. Investeringen voor de lange termijn. Bijvoorbeeld je ontspanning, het werken aan goede relaties, op zoek gaan naar een mooie scholing waar je echt iets aan hebt, plannen maken voor de toekomst, preventief werken.
Om er achter te komen welke activiteit past in kwadrant 2, hoef je jezelf alleen maar deze vraag te stellen: wat doe ik nu niet, wat ik wel kan doen, wat een positief effect op mijn leven heeft als ik het regelmatig zou doen?
Wat betekent deze eigenschap?
Neem eens een moment om je taken en werkzaamheden in de vier kwadranten te verdelen. Wat kan je anders doen, waardoor je meer ruimte creëert voor kwadrant 2 zaken? In ons leven zijn we vrij veel bezig met zaken die in kwadrant 1 thuishoren, zaken die vragen om een directe oplossing. Dat is nu eenmaal een gegeven waar je niet zoveel aan kunt doen. Het valt buiten je cirkel van invloed. Het kan geen kwaad om de zaken die in kwadrant 3 horen (urgent maar niet belangrijk) onder de loep te nemen. Hier kun je namelijk wel invloed op uitoefenen door hier kritisch naar te kijken. Veel zaken die in kwadrant 3 zitten vinden andere mensen heel belangrijk. Maar de vraag is of dat ook voor jou geldt. Denk aan: sommige telefoontjes, sommige vergaderingen, sommige rapportages en verslagen, aardigheden tegenover elkaar, bezoekjes afleggen omdat het “moet”. Vaak worden deze zaken urgent omdat ze prioriteit hebben bij anderen. Laat je hierdoor niet in de luren leggen en kijk kritisch of het inderdaad nu moet, of dat het ook kan wachten.
Tips bij het invullen van de timemanager
- Wees je bewust van waar je werkelijk prioriteit aan geeft, gebaseerd op belangrijkheid en niet op urgentie
- Zorg dat je belangrijke zaken zo weet te plannen, dat je ze ook daadwerkelijk kunt uitvoeren vóórdat ze urgent worden
- Wees proactief
- Begin met wat je wilt bereiken.
- Vul aan het begin van de week je agenda eerst met de dingen die je belangrijk vindt, daarna pas met andere noodzakelijke zaken
- Plan alles wat je wilt doen bruto in.
- Geef je agenda lucht
- Ga bewust met activiteiten om
- Doe één ding tegelijk en maak het af
download hier de wordversie van time-management
Huiswerkopdracht – Time management
‘Time management’ is eigenlijk een verwarrend begrip. Tijd is niet te managen; tijd is niet te stoppen of te vertragen, maar gaat gewoon door. Wat je wel kunt managen is je eigen gedrag. Je gedrag, beleving en soms je directe omgeving zijn te beïnvloeden. Daarbij gaat het om de keuzes die je maakt.
Time management richt zich op methoden om gedrag en energie binnen de beschikbare hoeveelheid tijd optimaal aan te wenden om bepaalde doelen te bereiken: dit betekent dus kiezen en beïnvloeden.
Prioriteiten stellen
Vraag je af: “Wat heb ik nou eigenlijk gedaan vandaag?” Het kan voorkomen dat je hoge eisen aan jezelf stelt maar weinig presteert. Uiteindelijk ben je jezelf aan het opbranden in een rap tempo. In ons drukke bestaan moeten we steeds opnieuw beslissen waaraan we op dit moment voorrang geven. Veel jachten en jagen komt voort uit het feit dat we deze beslissingen impulsief nemen zonder stil te staan bij de mate van urgentie en belangrijkheid van wat we aanpakken. De volgende oefeningen helpt jou om prioriteiten te stellen:
Oefening 1: Dringend en belangrijk
Neem jouw meest recente dag in gedachten en probeer in te schatten hoeveel procent van jouw tijd je in welk kwadrant doorbengt in de tijdmanagementmatrix (de 4 kwadranten van Covey) dat is bijgevoegd:
- Welke werkzaamheden die voor jou belangrijk en dringend zijn, heb je verricht?
- Welke werkzaamheden die voor jou belangrijk zijn, had je kunnen laten liggen, maar heb je toch gedaan?
- Welke onbelangrijke, maar wel dringende werkzaamheden heb je verricht?
- Welke onbelangrijke en niet dringende werkzaamheden heb je uitgevoerd?
Oefening 2: De volgende werkdagen
Maak nu een inventarisatie van de werkzaamheden van bijv. de komende drie dagen. Maak een lijst van wat je die dagen allemaal hebt gedaan en gebruik hiervoor je Logboek. Houd dit logboek bij de hand zodat je direct notities kan maken.
Oefening 3: Analyse werkdagen
Je hebt nu materiaal van drie dagen verzameld om te kijken naar jouw prioriteiten. Als je het geheel overziet, ontdek je misschien een patroon. Wat valt je op? Zit er eenzelfde patroon in deze dagen? Werk aan de hand van onderstaande punten uit, wat voor jouw werkpatroon kenmerkend is.
- Ik doe wat tot mijn taak gerekend mag worden.
- Ik doe vooral die dingen waar ik goed in ben.
- Ik doe meer dan wat tot mijn taak gerekend mag worden.
- Ik doe vooral de dingen waar ik waardering voor krijg.
- Ik doe de rotklusjes eerst.
- Ik doe de rotklusjes het laatst.
Ben je tevreden over de manier waarop jij jouw tijd doorbrengt? In welk kwadrant zit je vooral met je werkzaamheden? Wat zijn voor jou de ‘tijdslurpers’? Waar vond je de tijd niet voor? Wat moet veranderen en welke vaardigheden zou je daarbij gebruiken?
Wat zijn oneigenlijke activiteiten, welke kun je zonder gevolg schrappen, tegen wie kun je gemakkelijk nee zeggen, doe je de energievretende klussen wel op een juist moment, kun je handelingen samenvoegen, etcetera.